Equipos Colaborativos, ¿ asumes el desafío?

Por Yaneth Garcés

La ausencia de colaboración, parece la epidemia organizacional más actual, en empresas de todos los tamaños y tipos, en grupos de trabajo pequeños y grandes, en las escuelas, universidades, en las familias, hasta en los grupos sociales, con pocas excepciones todos está deseando encontrar la cura para este mal, y poder disfrutar de los beneficios innegables de la colaboración:

• Colaboradores más comprometidos e involucrados
• Mayor creatividad
• Las personas traen sus talentos a la organización
• Mayor disposición a flexibilizarse para el logro del propósito
• Relaciones constructivas
• Más salud y presencia
• Clima de armonía
• Efectividad y bienestar se hacen posible

Un viejo refrán dice “piensa bien lo que pides porque te puede llegar” ¿Qué tan dispuestos estamos a asumir el desafío de la colaboración?

En primer lugar repasemos el significado de Colaboración, se encuentra conformado por los siguientes componentes léxicos latinos: el prefijo “con-“, que es equivalente a “junto”; el verbo “laborare”, que puede traducirse como “trabajar”, y el sufijo “-ción”, que es sinónimo de “acción y efecto”, así Colaboración es la acción y efecto de colaborar. Este verbo refiere a trabajar en conjunto con otra u otras personas para realizar una obra. (tomado de https://definicion.de/colaboracion/), yo lo entiendo más bien como un proceso, así que diría que es el proceso de hacer juntos.

Habiendo establecido el significado, el siguiente paso lógico serían pensar ¿qué es lo que haremos juntos?  ¿porqué y para qué lo haremos juntos? ¿cómo lo haremos juntos?

Esto nos lleva a algo bastante conocido, el menos escuchado, para colaborar es necesario establecer 5 elementos del sistema colaborativo:

1. Visión: ¿Qué quiero ver en el mundo? Es como una brújula, no necesariamente voy a llegar allí, pero me da dirección.
2. Propósito: ¿Para qué existimos? Cuál es nuestra parte en crear esta visión. Es lo más importante.
3. Misión: ¿Qué es lo que hacemos?
4. Valores: ¿Cómo hacemos lo que hacemos?
5. Teoría de Cambio: ¿Qué es lo que nos da la confianza que hacer lo que hacemos va a lograr el propósito? Establece la conexión entre el propósito y la misión. ¿Cómo vamos a escoger qué hacer?

Hasta aquí todo bien, nada de misterio, puede que no le hayamos dado la importancia o lo hayamos pasado por alto, pero en general sabemos que es algo que puede ser hecho y que seguro contribuirá a crear colaboración, después de todo es lo que le dice al grupo para qué estamos juntos, qué haremos juntos y cómo lo haremos, cuando estos aspectos no existen, no son claros al grupo, o no representan las necesidades de todos la colaboración no será posible. Es aquí donde surge el primer desafío:

¿Nuestra visión, propósito, misión, valores y teoría de cambio, existe, es claro a todos y representa lo que es importante para todos?

Si queremos definir unilateralmente o desde los niveles de alto liderazgo estos aspectos fundamentales para el funcionamiento de un equipo y luego decirles que esta es la manera en que ellos vivirán como equipo en la organización, no esperemos ver identificación y compromiso en el equipo, colocaremos mucha energía y recursos para que esto suceda y luego, seguramente, nos sentiremos frustrados y cansados por el resultado, y nos descubriremos diciendo cosas como…la gente es muy cómoda, no se compromete, no se puede contar con estas personas, no quieren hacer nada, no les importa la organización…

Esto reacción puede aliviar nuestra angustia de ser juzgados por otros porque nuestro trabajo no funcionó, sin embargo nosotros mismos no podemos engañarnos, en el fondo estará esa voz de la consciencia hablándonos de que quizás la forma que elegimos para guiar a nuestro equipo no fue la más adecuada.

Si realmente queremos abrir la posibilidad de que las personas de un equipo se sientan involucrados, comprometidos y aporten sus talentos, es fundamental que la razón de ser del equipo sea importante para todos, y lo que vuelve un desafío importante para cada persona es algo muy personal que solo cada individuo puede encontrar; entonces veo dos opciones: lo construimos juntos con el equipo buscando la convergencia o los invitamos a sumarse voluntariamente según se sientan motivados a contribuir con el desafío que les presentamos, tal vez corramos con la suerte de integrar un gran equipo de esta manera.

Otro desafío importante para crear colaboración en equipos que estarán compartiendo un camino por algún tiempo es establecer claridad en torno a las siguientes cuestiones relativas al funcionamiento del equipo:

• ¿Cómo se toman las decisiones?
• ¿Cómo se asignan los recursos?
• ¿Cómo fluye la información?
• ¿Cómo se genera aprendizaje?
• ¿Cómo se resuelven los conflictos?

En los desafíos anteriores hemos mencionado aspectos que establecen un marco para que el equipo pueda funcionar de manera colaborativa, ahora iremos a un lugar más profundo y que es de alto impacto para que la colaboración sea posible, se trata del estado interno de las personas que conforman el equipo, y como este estado los dispone o inhabilita para colaborar. En este sentido comentaré 4 aspectos que son importantes de observar de manera personal:

1. El nivel de auto-protección, cuando una persona se siente amenazada por los otros y/o las situaciones, sin importar si la amenaza es real o no, se pondrá en modo protección, desde aquí se desconectan los circuitos que hacen posible la colaboración, la persona se centra en su seguridad, no le importa el otro, lo ve como un obstáculo o un instrumento para sus necesidades, le es imposible ser flexible para alcanzar un acuerdo ganar-ganar.
2. El permiso para decir NO: si yo no puedo decir NO y/o tu no puedes decir NO, no podemos colaborar. Por eso atender las relaciones de poder es tan importante si queremos crear colaboración. Generalmente las personas con autoridad formal no están acostumbradas a recibir un NO como respuesta, y las personas que han estado al servicio de personas con autoridad se les hace muy difícil decir NO, por lo que hay una aceptación en negación, que luego se evidencia en falta de cumplimiento o falta de calidad de los resultados. Es necesario que las personas de autoridad que realmente desean crear equipos colaborativos se preparen para recibir un NO, y faciliten el camino para que las personas puedan decir NO cuando realmente no quieren aceptar una propuesta, pedido o idea, con la que no están de acuerdo. Esto suele darnos mucho miedo a perder el control, y hacernos sentir amenazados en nuestra autoridad, por creer que si no se controla y se dice cómo hacer las cosas no se lograrán, la realidad dice lo contrario, esta manera de relacionarse con los equipos es desgastante y poco efectiva en el tiempo.
3. Los disparadores emocionales: hay eventos que impactan a las personas de tal forma que perdemos nuestro poder de elegir, dejándonos sólo en el reaccionar, cuando entramos en un estado de no elección perdemos la posibilidad de colaboración, todos necesitamos reconocer este límite individual, y atenderlo en dos caminos, por un lado buscar resolver en el origen lo que hace que nos disparemos emocionalmente, y por otro lado pidiendo ayuda para compensar este momento de no elección.
4. La disposición a estirarse: todos tenemos un modo preferido en el que deseamos que sucedan las cosas, y en este punto seguramente habrán diferencias irreconciliables con casi cualquier otro, sin embargo todos tenemos más de una posibilidad para cubrir nuestras necesidades, las que aparecen cuando somos capaces de identificar que sería suficientemente bueno para mi para atender esta necesidad sin sentir que es un sacrificio, ese rango entre mi preferencia y mi disposición abre un gran espacio de posibilidades en que puedo coincidir con muchas personas, allí se da la posibilidad de establecer acuerdos que promueven la colaboración.

Y ¿qué hay con los MILENIALES y la colaboración?

Etiquetar a las personas no me agrada, sin embargo, para hacer más fácil la lectura, usaré el término mileniales para referirme a las personas nacidas aproximadamente entre 1980 y 1996, en Wikipedia encontrarán que también se conocen como Generación Y, o Milénicos, y señalan algunas aspectos que los caracterizan como rápida y fácil adaptación a los cambios, muy cómodos en el uso de la tecnología, se suben rápidamente en todos los avances tecnológicos que ocurren, hiperconectados, con necesidad de expresarse por sí mismos, les importa la salud, la inmediatez y buscan experiencias, entre otras.

Si naciste antes de 1980 y no te caracterizas como milenial, ¿qué te sucedió mientras leías las características más comunes de quiénes pertenecen a esta generación?…¿es posible que hayas experimentado algo de incomodidad?…tal vez pienses que comunicarse a través de Wapp no sea un medio serio para temas de la organización, o que la rapidez con las que hacen las cosas deja fuera la calidad del resultado, o que les importe tanto su salud más bien lo llamarías falta de compromiso con la organización. Son muchos los juicios que se hacen acerca de la forma como los mileniales actúan, la mayoría de ellos proviene de una fuerte resistencia al cambio al que nos desafían, que se expresa al desvalorizar sus necesidades, porque no son las que mismas que las de la mayoría y/o de las autoridades formales, y hasta son consideradas lujos y falta de madurez.

Cuando una persona percibe que sus necesidades no son respetadas por los otros y a estos no les importa que consiga atenderlas, las posibilidades de colaboración se cierran, impidiendo que las personas aporten sus talentos, habilidades, conocimiento y experiencia de forma auténtica para obtener un resultado común, lo que es la base de la colaboración. Después de todo si lo que es importante para las personas no será cuidado por el grupo, ¿qué sentido tiene pertenecer al grupo y esforzarse por el bienestar del mismo?

Los mileniales nacieron y crecieron en la era de la hiperconexión, son parte de retos, foros, juegos, co-creación, con personas de todos lados del mundo, sin importar color, género, profesión, experiencia, etc., lo único que importa es que comparten un interés y esto es la amalgama de su colaboración. La pregunta entonces sería, si para ellos es tan fácil y natural colaborar ¿qué está pasando en las organizaciones que no permite que ellos expresen esta actitud?  Una vez un profesor de Liderazgo Participativo pronuncio esta frase: “no me importa lo que te pasa hasta que conozco lo que te importa”, ¿será entonces que es necesario conocer con interés genuino lo que les importa para desarrollar una estrategia que permita que emerja la colaboración de forma natural?

Después de lo que he compartido aquí quiero preguntarte…Equipos Colaborativos ¿Asumes el desafío?

Hay muchas más cosas que facilitan u obstaculizan la colaboración, en este artículo les he compartido algunas de ellas que son fundamentales, después de haber estado muchos años de mi vida en la gestión de proyectos complejos y en el desarrollo organizacional, agradezco a Miki Kashtan, Ph.D. (cofundadora de Bay Area Nonviolent Communication (BayNVC) y Lead Collaboration Consultant en el Center for Efficient Collaboration), por el valor de las enseñanzas que comparte en relación con el tema de colaboración.

Yaneth Garcés Gaspar: Ingeniero de Sistemas con Especialidad en Administración de Empresas, de la Universidad Simón Bolívar de Venezuela. Certificación Internacional en Coaching Multidimensional programa avalado por International Coach Federation (ICF), diplomada como Master de Programación Neurolingüística, Diplomada en Tanatología y Manejo del Cambio Organizacional. Fundadora del capítulo en Guatemala de Art of Hosting (prácticas para promover diálogo grupal e inteligencia colectiva), Estudiante del programa de Formación de Profesores de Mindfulness para la Salud y la Compasión de Respira Vida Breathworks (pronto a culminar). Ha participado en diferentes seminarios y diplomados como: Diálogo y Colaboración, Neuro Coaching, Organizaciones Vivas y Equipos de Alto Desempeño, Coaching Inspiracional, Estilos de Pensamiento y Dibujos Proyectivos, Teatro de la Presencia Social, entre otros.

https://www.facebook.com/yanethgarcesgaspar/

http://yanethgarces.com/